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    Checklist para tornar a abolição do uso de papel uma realidade

    A papelada é uma parte integral de fazer negócios, mas papel físico não. 

    "Todos os tipos de empresas e organizações públicas estão trabalhando visando processos com menor uso possível de papel. 

    Paulo Fernandes - Diretor da América Latina da Alaris | Foto: Divulgação 

    A mudança pode ocorrer de cima para baixo, por meio de políticas corporativas; bem como de baixo para cima, por meio de pessoas gerindo processos que dependem de papel, as quais enxergam grandes oportunidades para agilizar suas operações", afirma o Paulo Fernandes - Diretor da América Latina da Alaris. 

    Independentemente do modelo seguido pela organização, saiba quais maneiras práticas de levar o negócio a abolir o uso de papel. 

    O checklist para tornar a abolição do uso de papel uma realidade:

    Avalie os impasses causados pelo papel

    • Faça um inventário dos processos mais críticos em sua empresa, como os que fazem o negócio parar ou causam prejuízos caso sofram atrasos.
    • Revise a documentação existente ou tenha uma visão geral do passo a passo atentando-se para onde o papel é usado no processo e qual a tarefa envolvida.
    • Avalie o número de entradas comerciais em papel necessárias para os processos escolhidos em um típico mês e o tempo envolvido no processamento manual dos documentos em papel.
    • Identifique as etapas dos processos que oferecem uma oportunidade significativa para digitalização.

    Estabeleça processos sem papel onde for viável

    • Identifique processos que dependem de entradas baseadas em papel e que podem ser facilmente transferidas para digitais, como oferecer um formulário eletrônico para substituir um formulário em papel.
    • Certifique-se de que processos convencionais e digitais podem ser executados paralelamente e estão completamente integrados para possibilitar uma transição tranquila conforme os volumes mudam do papel para o digital.

    Digitalize e converta os arquivos físicos

    • Quaisquer documentos que chegam em papel devem ser convertidos eletronicamente o mais rápido possível no momento do recebimento. Não é possível obrigar clientes, fornecedores ou contatos de licenciamento a abolir o uso de papel, e é provável que documentos e arquivos em papel ainda farão parte de suas rotinas por um tempo. O segredo é digitalizar esses arquivos assim que chegarem em sua empresa ou agência.
    • É importante converter arquivos já existentes para o digital, mas isso requer altas taxas de recuperação ou a integração frequente ao processamento de novas entradas comerciais. Uma avaliação de caso de negócio precisa confirmar o valor do negócio.

    Mantenha os clientes atualizados

    • Depois de implementar a digitalização ou a transição para o processo completamente eletrônico, você deve informar aos clientes sobre as mudanças e como isso os afeta. Você pode emitir um aviso por e-mail destacando as vantagens para eles e também abordar quaisquer dúvidas que possa haver sobre segurança e privacidade.
    • Onde for cabível, também explique sobre assinaturas eletrônicas aos seus clientes.
    • Certifique-se de comunicar e oferecer incentivos para que seus clientes realizem a mudança, tais como taxas reduzidas, acréscimo no bônus de fidelidade, etc., para aliviar qualquer inconveniência.

    E, finalmente, desfrute dos benefícios. As recompensas em economia de tempo e dinheiro se acumularão rapidamente e o retorno em satisfação dos clientes será enorme. 

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